مرحله 1: نوع دفتر کل را تعیین کنید

اولین قدم تعیین نوع دفتر کل است که باید ایجاد کنید. انواع مختلفی از دفتر کل وجود دارد، از جمله:

• دفتر کل: این دفتر اصلی است که برای ثبت تمام تراکنش های مالی یک کسب و کار استفاده می شود.
• دفتر فروش: این دفتر همه معاملات فروش از جمله صورتحساب ها، یادداشت های اعتباری و رسیدهای نقدی را ثبت می کند.
• دفتر کل خرید: این دفتر همه معاملات خرید از جمله فاکتورها، یادداشت های اعتباری و پرداخت های نقدی را ثبت می کند.
• دفتر وجه نقد: این دفتر تمام معاملات نقدی، از جمله دریافت‌های نقدی و پرداخت‌های نقدی را ثبت می‌کند.

مرحله 2: قالب Ledger را انتخاب کنید

هنگامی که نوع دفتری را که باید ایجاد کنید مشخص کردید، باید قالبی را برای دفتر خود انتخاب کنید. چندین فرمت برای انتخاب وجود دارد، از جمله:

• قالب ستونی: این قالب برای ثبت تراکنش ها به سبک ستونی استفاده می شود که هر ستون نشان دهنده یک حساب یا دسته متفاوت است.
• قالب جدولی: از این قالب برای ثبت تراکنش ها به سبک جدول استفاده می شود که هر ردیف نشان دهنده یک تراکنش متفاوت است.
• قالب کارت لجر: از این قالب برای ثبت تراکنش‌ها روی کارت‌های جداگانه استفاده می‌شود که هر کارت نشان دهنده یک حساب یا دسته متفاوت است.

مرحله 3: راه اندازی حساب ها

مرحله بعدی تنظیم حساب هایی است که برای ثبت تراکنش ها در دفتر خود استفاده می کنید. این شامل:

• دارایی ها: وجه نقد، حساب های دریافتنی، موجودی کالا، هزینه های پیش پرداخت، و دارایی های ثابت.
• بدهی ها: حساب های پرداختنی، وام های پرداختنی، و هزینه های تعهدی.
• حقوق صاحبان سهام: سرمایه، سود انباشته و سود سهام.
• درآمد: فروش و سایر درآمدها.
• هزینه ها: بهای تمام شده کالای فروخته شده، هزینه های عملیاتی و سایر هزینه ها.

مرحله 4: ثبت معاملات

پس از تنظیم حساب های خود، می توانید شروع به ثبت تراکنش ها در دفتر خود کنید. این شامل:

• تراکنش‌های نقدی: دریافت‌های نقدی و پرداخت‌های نقدی.
• تراکنش‌های فروش: صورت‌حساب‌ها، یادداشت‌های اعتباری، و رسیدهای نقدی.
• تراکنش‌های خرید: صورت‌حساب، یادداشت‌های اعتباری، و پرداخت‌های نقدی.
• تراکنش‌های دیگر: هرگونه تراکنش مالی دیگر، مانند وام، سود سهام، و سرمایه‌گذاری.

مرحله 5: محاسبه مانده ها

پس از ثبت تراکنش ها، باید موجودی هر حساب را محاسبه کنید. این شامل:

• دارایی ها: ارزش کل همه دارایی ها را محاسبه کنید.
• بدهی ها: ارزش کل همه بدهی ها را محاسبه کنید.
• Equity: ارزش کل کل سهام را محاسبه کنید.
• درآمد: ارزش کل کل درآمد را محاسبه کنید.
• هزینه ها: ارزش کل همه هزینه ها را محاسبه کنید.

مرحله 6: تهیه صورتهای مالی

هنگامی که موجودی هر حساب را محاسبه کردید، می توانید صورت های مالی مانند:

• ترازنامه: بیانیه ای که وضعیت مالی یک کسب و کار را در یک مقطع زمانی خاص نشان می دهد.
• صورت درآمد: بیانیه ای که عملکرد مالی یک کسب و کار را در یک دوره زمانی خاص نشان می دهد.
• صورت جریان وجوه نقد: بیانیه ای که جریان وجوه نقد ورودی و خروجی از یک کسب و کار را در یک دوره زمانی مشخص نشان می دهد.

مرحله 7: تجزیه و تحلیل و تفسیر صورتهای مالی

پس از تهیه صورت های مالی، باید اطلاعات را تجزیه و تحلیل و تفسیر کنید تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد کسب و کار خود بگیرید. این شامل:

• تجزیه و تحلیل نسبت‌های مالی، مانند نسبت‌های نقدینگی، نسبت‌های سودآوری، و نسبت‌های پرداخت بدهی.
• مقایسه صورت‌های مالی با میانگین‌های صنعتی و عملکرد تاریخی.
• شناسایی روندها و الگوهای عملکرد مالی.

مرحله 8: نگهداری و به روز رسانی لجر

نگهداری و به روز رسانی دفتر کل یک فرآیند مداوم است. این شامل:

• ثبت تراکنش های جدید به محض وقوع.
• تطبیق صورت‌های بانکی برای اطمینان از صحت.
• اصلاح خطاها و انجام تنظیمات در صورت لزوم.

مرحله 9: از Ledger برای تصمیم گیری استفاده کنید

دفتر حسابداری شما ابزاری قدرتمند برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد کسب و کار شما است. این شامل:

• شناسایی مناطق برای صرفه جویی در هزینه و بهبود کارایی.
• ارزیابی تاثیر مالی پروژه ها و ابتکارات جدید.
• ارزیابی سود مالیعملکرد بخش ها و خطوط تولید مختلف.

مرحله 10: مطابق با قوانین و مقررات

به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما ملزم به رعایت قوانین و مقررات مختلف مربوط به گزارشگری مالی و نگهداری سوابق هستید. این شامل:

• اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی (GAAP).
• مقررات کمیسیون بورس و اوراق بهادار (SEC).
• مقررات خدمات درآمد داخلی (IRS).

مرحله 11: از فناوری برای ساده کردن فرآیندها استفاده کنید

نرم افزارها و برنامه های زیادی وجود دارند که می توانند به شما کمک کنند فرآیندهای حسابداری خود را ساده کنید و دقت دفتر کل خود را بهبود بخشید. این شامل:

• نرم افزار حسابداری، مانند QuickBooks یا Xero.
• نرم افزار صورتحساب و پرداخت، مانند FreshBooks یا Zoho Invoices.
• نرم افزار ردیابی هزینه، مانند Expensify یا Concur.

مرحله 12: به طور مستمر بهبود و اصلاح کنید

دفتر حسابداری شما یک سند زنده است که باید به طور مداوم بهبود و اصلاح شود. این شامل:

• فرآیندها و رویه‌های حسابداری خود را مرتباً بررسی و به‌روزرسانی می‌کنید.
• اجرای فناوری‌ها و ابزارهای جدید برای بهبود کارایی و دقت.
• ارائه آموزش و پشتیبانی مداوم برای تیم حسابداری شما.

نکاتی برای بهینه سازی

در اینجا 29 نکته برای بهینه سازی دفتر حسابداری آورده شده است:

1. از یک نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر برای دسترسی به دفتر کل خود از هر کجا و همکاری با تیم خود استفاده کنید.
2. برای اطمینان از صحت و جلوگیری از تقلب، سیستمی از بررسی و تعادل را اجرا کنید.
3. از یک قرارداد نامگذاری استاندارد برای همه حساب ها و تراکنش ها استفاده کنید.
4. از یک قالب ثابت برای همه صورت‌های مالی و گزارش‌ها استفاده کنید.
5. فرآیندها و رویه های حسابداری خود را به طور مرتب بررسی و به روز کنید.
6. از دفتری استفاده کنید که به طور خاص برای کسب و کار شما طراحی شده است، مانند دفتر کل مبنای نقدی یا تعهدی.
7. از نمودار حساب‌های متناسب با کسب و کار و صنعت شما استفاده کنید.
8. از سیستمی از حساب ها برای ردیابی و مدیریت موجودی و دارایی های ثابت خود استفاده کنید.
9. از یک سیستم حساب‌ها برای ردیابی و مدیریت حساب‌های پرداختنی و حساب‌های دریافتنی خود استفاده کنید.
10. از یک سیستم حساب برای پیگیری و مدیریت حقوق و مزایای کارکنان خود استفاده کنید.
11. از سیستمی از حساب ها برای ردیابی و مدیریت فروش و درآمد خود استفاده کنید.
12. از یک سیستم حساب‌ها برای ردیابی و مدیریت هزینه‌ها و بهای تمام شده کالاهای فروخته شده استفاده کنید.
13. از سیستمی از حساب ها برای پیگیری و مدیریت سود و زیان خود استفاده کنید.
14. از یک سیستم حساب برای ردیابی و مدیریت جریان نقدی و نقدینگی خود استفاده کنید.
15. از سیستمی از حساب ها برای ردیابی و مدیریت نسبت های مالی و شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) خود استفاده کنید.
16. از سیستمی از حساب ها برای پیگیری و مدیریت مطابقت خود با قوانین و مقررات استفاده کنید.
17. از یک سیستم حساب‌ها برای ردیابی و مدیریت مدیریت ریسک و کنترل‌های داخلی خود استفاده کنید.
18. از سیستمی از حساب ها برای پیگیری و مدیریت بودجه و پیش بینی خود استفاده کنید.
19. از سیستمی از حساب ها برای پیگیری و مدیریت برنامه ریزی و تحلیل مالی خود استفاده کنید.
20. از سیستمی از حساب‌ها برای پیگیری و مدیریت گزارش‌های مالی و افشای اطلاعات خود استفاده کنید.
21. از سیستمی از حساب‌ها برای ردیابی و مدیریت سرمایه‌گذاری‌ها و منابع مالی خود استفاده کنید.
22. از سیستمی از حساب‌ها برای پیگیری و مدیریت شراکت‌ها و همکاری‌های مالی خود استفاده کنید.
23. از سیستمی از حساب ها برای ردیابی و مدیریت معیارهای مالی و ارزیابی عملکرد خود استفاده کنید.
24. از سیستمی از حساب‌ها برای ردیابی و مدیریت نوآوری‌های مالی و پذیرش فناوری خود استفاده کنید.
25. از یک سیستم حساب برای ردیابی و مدیریت پایداری مالی و مسئولیت اجتماعی خود استفاده کنید.
26. از سیستمی از حساب ها برای ردیابی و مدیریت مدیریت ریسک مالی و بیمه خود استفاده کنید.
27. از یک سیستم حساب‌ها برای پیگیری و مدیریت انطباق مالی و گزارش‌های نظارتی خود استفاده کنید.
28. از سیستمی از حساب ها برای پیگیری و مدیریت برنامه ریزی مالی و تصمیم گیری خود استفاده کنید.
29. از سیستمی از حساب ها برای پیگیری و مدیریت عملکرد و پیشرفت مالی خود استفاده کنید.

منابع : 

1. “حسابداری مالی: مقدمه” توسط مارشال ای. بلوم و دیوید ای. سوارا.
2. «مدیریت مالی: رویکردی عملی» توسط ریچارد آ. لمبرت و جان ال. رایلی.
3. «حسابداری هزینه: تأکید مدیریتی» توسط چارلز تی. هورنگرن، سریکانت ام. داتار، و پل جی. کروموید.